Запрошення на співбесіду: зразок листа по електронній пошті. Як запросити по телефону? Приклади правильного тексту. Як домовитися з людиною про зустріч?

Вакансія у будь-якій фірмі, компанії не може залишатися відкритою завжди: вона – поняття тимчасове. Її наявність переривається або знаходженням нового працівника на місце попереднього, або скасуванням, реорганізацією посади, на якій вона періодично з’являлася і зникала.

Відкрита вакансія – постійне нагадування про те, що фірмі потрібно співробітник, виконавець (підлеглий або нижчого керівник підрозділу, відділу). Запрошення кандидатів на співбесіду – перший крок до закриття роботодавцем утворилася при догляді попереднього співробітника вакансії. До його відправлення підходять ретельно – воно говорить новим майбутнім працівникам про фірму іноді навіть більше, ніж фактичні дані, наявні про неї у вільному доступі.

Незважаючи на те, що запрошення на співбесіду має якісь загальні принципи і неписані правила, в кінцевому рахунку його потрібно писати в довільній формі. За нього у претендента складається перше реальне враження про компанію, куди його кличуть працювати. В якості діючої особи може виступати як фахівець, менеджер з підбору персоналу, так і один з керівників. У рідкісних випадках – навіть генеральний директор, власник, засновник, – коли фірма невелика і має єдиним офісом. Головне правило – чітко доводити до претендентів свої очікування, не ухиляючись від дотримання правил ділового листування, встановлення важливих для роботи контактів.

Запрошення може бути оформлено як письмове чи усне звернення до вибраного компанією здобувачеві. Вони вибираються за результатами відбору резюме з численних кандидатів, які подали заявки на конкретні вакансії.

Виклик здобувача по мобільному – найбільш популярний, «живий» спосіб встановити з ними діловий контакт. При дзвінку людина, підбирає персонал, повинен:

• представитися, назвати ім’я і прізвище, компанію і посаду;
• поцікавитися, чи зручно того розмовляти або краще передзвонити;
• повідомити адресу офісу, куди запрошується даний кандидат;
• вказати дату і час його очікування і поцікавитися, чи зможе той прибути на місце співбесіди до призначеного моменту.

Необхідно уникати заїкання, слів-паразитів. Ще краще, коли представник компанії не гаркавить і не шепелявить. У відповідальних компаніях таких людей намагаються не допускати до роботи з підбору персоналу і спілкування з клієнтами. Однак відомі випадки, коли, приміром, колекторські бюро часто-густо нехтують цим правилом, ставлячи «на телефон» людини з вищевказаними проблемами мови. Це антиприклад, абстрагуйтеся від такого.

Написати на e-mail запрошення на співбесіду має сенс, коли здобувач вказав свою електронну поштову адресу. Письмове запрошення може бути продубльовано або на всякий випадок, або вислано, коли термін очікування невеликий, а здобувач пропустив дзвінок з очікує його компанії.

В останньому випадку e-mail використовується, коли пошуки співробітника термінові, що не терплять зволікань. Наприклад, стало відомо, що попередній колега роботодавця потрапив в аварію і загинув. А продовжувати роботу за нього хтось має, так як ця посада – одна з ключових, і простий в роботі серйозно зашкодить бізнесу фірми.

Спішно і законно пройшовши всі формальні підтвердження, терміново оголосивши вакансію, роботодавець відразу знайде нових кандидатів. Але він застосує стислі терміни очікування і швидко спрацює в порядку пріоритету, що вибудовується у живій повсякденній черги. До того ж багато претендентів не часто користуються електронною поштою.

При неможливості додзвонитися до потрібного кандидата (якщо той поки один, інших ще немає) написати запрошення по e-mail може виявитися корисним кроком. Лист із запрошенням починається з привітання і/або звернення до шукача по імені та по батькові. У листі викладаються відомості про компанії, зазначаються дата, час і адресу зустрічі. Звернення до кандидатів закінчується побажанням успіхів у майбутній роботі. Навіть коли ця робота буде продовжена не в цій фірмі, а за її межами. Представник називає своє ім’я та прізвище, а також посаду.

«Просунутий» варіант – знайти здобувача за месенджера (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) – і написати або додзвонитися йому, використовуючи пакетну голосовий зв’язок VoIP, навіть коли мобільник абонента недоступний. Справа в тому, що у претендента месенджери можуть працювати на іншому гаджеті, де SIM-карти немає взагалі, або вона не має номера телефону. Тоді діалог відбудеться не у вигляді листів (сухо і стисло), а у вигляді більш живого і невимушеного ділового розмови («питання – відповідь»).

Як би те ні було, дотримуйтеся діловий етикет: ви всього лише майбутні співробітники. Якщо неможливо зв’язатися через популярні месенджери, роботодавець відправить SMS-повідомлення з зверненням до шукача, в якому коротко вказуються компанія та її відділ (підрозділ, філія), бажання зустрітися, адреса і місце зустрічі, дата і час.

Раніше, до появи стільникових телефонів, повідомлення «скидалося» на пейджер. Якщо у претендента не було домашнього телефону, за його адресою проживання від імені уповноваженого відповідача висилали звичайний лист.

Спеціаліст з підбору штату повинен володіти навичками ділового спілкування. Щоб чітко домовитися, уникайте слів-паразитів, заїкання. Швидко і адекватно реагуйте на події. Комунікативні навички приходять з практичним досвідом.

Не слід повідомляти про себе зайвих відомостей або компрометуючої інформації. Але й обманювати один одного, коли у того й іншого виникли конкретні, по темі розмови, питання, не варто. Прихована правда, навіть якщо вона несхвальна, все одно розкриється або на співбесіді, або коли вже здобувач став повноцінним співробітником компанії. Ці відомості можуть стати приводом для відмови від укладення договору про майбутню роботу або раптового звільнення нового співробітника з тільки що здобутої їм місця роботи.

Доцільніше користуватися шаблоном, але не копіювати його. Якщо заявки обробляються сайтом, в його основі лежить скрипт, прискорює обробку листів. Зразок тексту, навіть коли він – еталон, краще все ж трохи переробити, «освіжити». Як приклад – лист від компанії «МТС» про найм нового продавця-консультанта в один із салонів.

«Шановний Іване Петровичу!

Вами відправлено резюме на вакансію продавця-консультанта в магазин, розташований за адресою: Ростовська область, р. Азов, вул. Московська, 23.

Спасибі, що Ви приділили нам кілька хвилин! За результатами відбору кандидатів ми обрали Вас, бо Ви краще за інших підійшли нам. Ваші знання, досвід та навички дуже важливі для нас. Ми зацікавлені у плідній та ефективній співпраці з Вами.

Ми шукаємо співробітника на звільнене місце. Пропонуємо Вам зустрітися з нами за вказаною вище адресою. Чекаємо на Вас у понеділок, 14.10.2019 р., в 11: 00. Якщо Ви маєте намір перенести зустріч – повідомте нам одним із способів:

• за номером: 8-918-123-45-67 (спеціаліст з підбору персоналу «МТС» в Ростові-на-Дону);
• по гарячій лінії 8-800-333-08-90 (оператора call-центру «МТС» назвіть ID заявки: 117-568-902);
• відправивши нам відповідний лист по e-mail: work@mts. ru.

Сподіваємося, що ми виправдаємо Ваші очікування. Бажаємо Вам успіхів!

З повагою, Роман Олександрович Гревцев, фахівець з підбору персоналу,

Ростовський філія компанії «МТС».

Даний зразок показує: переведіть увагу здобувача в першу чергу на те, що він хоче, а не те, чого хочете ви і ваша компанія. Він буде здивований і задоволений таким зверненням.

Здобувач, який не знайшов за цей час іншу роботу, відповідає згодою на запрошення. Але коли робота вже знайдено, він ставить роботодавця до відома. Дійте ввічливо. Якщо ви не прийдете через конкретної причини, постарайтеся не розірвати контакт назовсім. Згодом роботодавець може покликати вас повторно, у випадку, якщо ви втратите поточну роботу.

Складання відповідей на запрошення по SMS, e-mail або через популярні месенджери спирається на ті ж канони ділового листування. Дайте відповідь на запрошення як можна раніше. Ідеально, коли налаштовані повідомлення про приходять листи, а самі листи сортуються по папках, що полегшує вашу відповідь на запит роботодавця. В кінці подякуйте співрозмовника за надану вашої персони увагу.