Резюме діловода: обов’язки та професійні навички, грамотні зразки резюме для влаштування на роботу секретаря

Діловод – це людина, яка веде роботу з документацій. Даний фахівець відіграє важливу роль на будь-якому підприємстві, так як від нього залежить порядок у документах та картотеках. На сьогоднішній день у зв’язку з розвитком інформаційних технологій діловод працює не тільки з паперовими, але і з електронними документами.

Відділ кадрів будь-якого підприємства з великою відповідальністю підходить до підбору діловодів. Для того щоб отримати цю посаду, потрібно правильно і грамотно скласти своє резюме. Про особливості цього процесу ми й поговоримо в нашій сьогоднішній статті.

В першу чергу важливо розібратися з тим, чим займається даний фахівець на підприємстві. Так, основна обов’язок діловода (або секретаря) – це ведення документообігу організації, в якій він працює. Відповідно, фахівець, що займає дану посаду, повинен знати всі правила і особливості діловодства – це вимога є основним для кожного претендента.

Сам процес документообігу компанії повинен здійснюватися на підставі внутрішніх статутних документів та правил, а також з використанням загальнообов’язкового законодавства Російської Федерації, у зв’язку з цим секретар повинен бути дуже грамотним і юридично підкованим людиною.

Деякі роботодавці вимагають того, щоб діловод володів спеціалізованою вищою освітою. У деяких випадках може підійти спеціальну середню освіту або курси. Так чи інакше, але основні вимоги до секретаря обов’язково будуть прописані в вакансії, тому перед подачею її резюме важливо уважно прочитати.

Діловод – це офісний працівник, тому він повинен знати і дотримуватися правил ділового етикету та дрес-коду. Найчастіше графік роботи даного фахівця збігається з традиційним робочим днем в офісі (наприклад, з 9 до 18 годин з годинною перервою на обід).

В безпосередні обов’язки фахівця входять:

• підготовка, оформлення, обробка і зберігання документів;
• робота з кореспонденцією (як вхідною, так і вихідною);
• виконання доручень начальника і т. д.

У зв’язку з тим, що резюме є офіційним документом, що дуже важливо чітко дотриматися його структуру. Документ повинен містити кілька обов’язкових розділів. Розглянемо основні з них.

Як було сказано вище, ключовими посадовими навичками діловода є вміння працювати з документацією, знання внутрішніх статутних документів підприємства, а також навички роботи з офісною технікою. Ці вміння є основними, без них вас не візьмуть на роботу, тому в обов’язковому порядку їх варто прописувати в своєму резюме.

Крім того, важливо, щоб діловод був досвідченим користувачем комп’ютера і міг працювати в офісних програмах, адже на сьогоднішній день велика кількість документів існують тільки в електронному вигляді. До того ж досить часто листування ведеться з використанням не звичайної, а електронної пошти.

Особисті якості, які ви прописуєте в резюме, повинні повністю відповідати характеру роботи, допомагати вам робити її професійно. Так, для діловода корисними в роботі індивідуальними характеристиками стануть такі якості, як уміння працювати з великим обсягом інформації, старанність, уважність, акуратність, дисциплінованість, орієнтованість на деталі, стресостійкість, хороша пам’ять. Якщо ви володієте цими якостями, то сміливо вписуйте їх у резюме.

Як вже говорилося вище, освіта для діловода не є найважливішим аспектом. Багато роботодавці потребують того, щоб їх секретар закінчив університет за відповідною спеціальністю, однак таке правило діє в кожній організації. У деяких випадках вас приймуть на роботу при наявності диплома про вищу освіту з будь-якої спеціальності, в інших знадобиться тільки диплом технікуму або коледжу. У будь-якому випадку важливо уважно ознайомитися з вимогами роботодавця і описом вакансії.

В резюме варто писати тільки правдиву інформацію. Вказуйте вищі та середні навчальні заклади, які ви закінчували. Також можна розповісти про пройдених вами курсах, тренінгах і майстер-класах. Подібний освітній досвід засвідчить роботодавця, що ви цілеспрямована та мотивована людина.

Багато роботодавці вимагають досвід роботи від претендентів на посаду діловода. Саме тому у своєму резюме в хронологічному порядку ви повинні розписати конкретні компанії з вказівкою на посаду та час вашої роботи.

При можливості попросіть своїх колишніх роботодавців написати вам рекомендацію або відкликання. Ці документи ви зможете прикріпити до свого резюме. Вони підтвердять ваш професіоналізм.

Грамотне резюме – це ваша можливість для пристрою на бажану посаду. Саме тому до написання документа потрібно підійти з усією відповідальністю. Після того як ви створили структуру і заповнили всі графи, переконайтеся в тому, що документ відповідає всім правилам російської мови: немає орфографічних, граматичних і пунктуаційних помилок. Наявність подібних недоліків значно знизить ваші шанси на отримання роботи, адже діловод – це спеціаліст, в обов’язки якого входить складання документів компанії.

Відповідно, якщо ви неграмотно складете резюме, то у роботодавця складеться враження, що таким же чином ви будете складати всі документи від імені компанії. Тому важливо не полінуватися і перечитати написане резюме кілька разів.

Оптимальна довжина резюме – 1 сторінка. Не варто докладно розписувати свою біографію і особисте життя. Короткий, лаконічний і зрозумілий документ дасть зрозуміти роботодавцю, що ви цінуєте його час. Вся інформація, яка написана в резюме, повинна ставитися до справи.

Переконайтеся в тому, що резюме легко читати. Створіть розділи та підрозділи. При необхідності заголовки можна виділити жирним шрифтом. Використовуйте тільки один шрифт і однотипне форматування. Дотримуйтеся нейтральних кольорів і не використовуйте яскраві і кидаються в очі відтінки.

Діловод секретар начальника – це людина, яка працює не тільки з документами, але і з людьми. Тому найчастіше роботодавець просить до резюме прикріплювати ваше фото. Якщо таку вимогу було зазначено у вакансії, то потрібно правильно підібрати знімок або зробити фотокартку, яка буде відповідати конкретним призначенням. При цьому не варто вибирати дуже серйозну фотографію, наприклад, ту, що ви використовували для паспорта.

Грамотно складені резюме допоможуть вам написати власний документ.